Lorsqu’une entreprise grandit en taille, le déménagement devient imminent. Cependant, quel que soit le motif, le déménagement des bureaux d’une entreprise demeure un évènement sensible. Si vous voulez en faire une vraie occasion de croissance et d’évolution, cela nécessite une préparation soignée. Découvrez ici la procédure idoine pour un déménagement du genre.
Faire un déménagement sans arrêter les activités au sein de la compagnie
Le déménagement des bureaux d’une entreprise ne s’improvise pas. Cela demande du temps et nécessite d’être bien planifié. En réalité, il n’est pas pertinent pour une compagnie de laisser ses activités pendant le transfert d’entreprise. Ainsi, il faut une bonne organisation pour réussir la préparation des futurs bureaux. Aussi, il est indispensable de déménager le matériel informatique, les dossiers et les archives sans pour autant arrêter le travail.
Faire donc appel à des déménageurs experts est primordial pour assurer une bonne transition dans les locaux. Cela permettra à l’entreprise de s’occuper de la gestion du personnel et des ressources humaines. Il faut noter que la communication est la clé nécessaire pour assurer le déménagement des employés et des bureaux.
La procédure pour un déménagement des bureaux d’une entreprise
L’identification des relais internes
Pour faire un bon transfert d’entreprise, il est nécessaire de se focaliser sur ces équipes. En effet, il faut identifier un ou des responsables qui pourront assurer la coordination des opérations. Ainsi, ces derniers pourront répartir le travail à l’interne. Ceux-ci doivent également être capables de déterminer les emplacements réservés pour chaque compartiment.
Dans chaque service, ils doivent identifier un collaborateur qui sera responsable des effets personnels et matériels. En outre, les responsables se chargeront de l’état des lieux dès que le choix des nouveaux bureaux aura été fait. Ainsi, la vérification du transfert dans chaque service sera plus facile.
La communication interne
Le service des ressources humaines doit se charger de la communication et de bien transmettre les informations. Il doit aussi accompagner les employés dans les différentes démarches comme la demande d’aide de déménagement par exemple. Il faut aussi noter que les salariés sont les principaux ambassadeurs de l’entreprise. Pour cela, ils doivent participer au déménagement.
La préparation des nouveaux espaces de travail
Il est pertinent de faire une visite, avec les employés, sur les nouveaux lieux qui abriteront les bureaux de l’entreprise. Ainsi, vous les impliquerez et vous pourrez aussi demander leur avis sur la configuration de leur nouvel espace de travail. Cela est possible dans le cadre d’une petite entreprise. Dans le cas d’une grande entreprise, vous pouvez faire une présentation des nouveaux locaux à vos collaborateurs par le biais d’une vidéo. N’oubliez pas de prendre en compte les différents avis sur l’aspect des lieux.
Le transfert des contrats
Finalement, il faut prendre des informations sur le transfert des contrats juridiques d’électricité, d’eau, de lignes téléphoniques et de divers câbles électroniques. Aussi, il faut prendre en compte le raccordement des postes de travail au réseau internet afin que tout fonctionne normalement dès le premier jour.
La bonne mise en route sera supervisée par les équipes des services informatiques. Ainsi, elles pourront commencer la configuration de tout le réseau informatique de l’entreprise sans perdre le temps. Cette tâche peut être aussi exécutée par une entreprise externe qui est spécialisée dans le domaine.
Faire appel aux entreprises de déménagement
Il existe plusieurs entreprises qui offrent un service de déménagement au complet. De plus, ils peuvent s’occuper de vos outils informatiques et de vos archives. Ils pourront intervenir deux semaines plutôt afin de limiter les inconvénients pour les salariés.
En somme, une opération de déménagement n’est pas une chose à prendre à la légère. Vous pouvez le faire à l’interne ou faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine.
