De nombreux dirigeants d’entreprise ont tendance à archiver et conserver les documents. Pourtant, il est vivement conseillé de les détruire. Pour une entreprise, la destruction des documents prend une importance capitale. Il s’agit même d’une nécessité quand les documents revêtent un caractère confidentiel. Pour cela, il existe des règles à respecter quand on veut détruire des documents en entreprise.
Règle 1 : Choisir le bon moment pour détruire les documents
La grande partie des dirigeants d’entreprise évitent de détruire les documents ayant rapport avec les activités de leur entreprise, car ils ne savent pas de quoi sera fait l’avenir. En réalité, ils ne savent si la destruction d’archives est une nécessité. Ils peuvent détruire les documents d’entreprises, mais ils doivent savoir à quel moment le faire.
En général, la destruction des documents en entreprise, que ce soit des documents administratifs ou des documents à caractère personnel, intervient une fois par an. C’est une opération qui n’a rien d’exceptionnel et concerne les archives que vous avez conservées durant toute la durée légale.
Il faut dire que la périodicité de la destruction d’un document dépend de sa nature. La législation a prévu des délais de conservation des documents en fonction de leur nature. Ils sont compris entre :
- Un an ;
- Deux ans ;
- Cinq ans ;
- Et dix ans.
Enfin, les documents tels que les titres de propriétés, les fiches de paie et autres peuvent être conservés indéfiniment.
Règle 2 : Pensez à la sécurité des données
La protection des données à caractère personnel est désormais un défi pour toute entreprise. En effet, quand on égare un document comportant des informations personnelles, cela pourrait avoir de lourdes conséquences. Il est donc plus que jamais urgent de détruire les documents en entreprise.
Pour cette tâche, certaines entreprises préfèrent acheter des broyeuses alors d’autres préfèrent la confier à des sous-traitants tels qu’Archet Services. Quelle que soit l’option que vous aurez choisie, le plus important est que vous puissiez protéger vos données personnelles ou celles de vos clients.
C’est une règle essentielle que toutes les entreprises doivent respecter quand elles voudront détruire leurs documents.
Règle 3 : Détruire les documents dans les locaux de l’entreprise
Après avoir décidé de détruire les documents de l’entreprise, il faut aussi choisir le lieu où l’opération doit avoir lieu. Cela dépend de la méthode de destruction que vous aurez choisie. Avez-vous une broyeuse pour le faire ou allez-vous souscrire au service d’un spécialiste de la destruction de document.
Si vous choisissez la première solution, la destruction devrait avoir lieu dans les locaux de l’entreprise. Toutefois, il faudra que vous pensiez à la gestion des déchets.
Par contre, si vous préférez recourir aux services d’une entreprise spécialisée dans la destruction de document, l’opération peut également avoir lieu dans les locaux de l’entreprise ou sur les installations du spécialiste de la destruction de document.
Détruire les documents dans les locaux du sous-traitant
Le sous-traitant peut détruire les documents dans votre entreprise et procéder par la même occasion au nettoyage des locaux. Il peut également les ramener sur un autre site. Dans ce cas, il enverra un camion qui sera chargé de récupérer tous les documents à détruire. Cependant, il vaut mieux être témoin de la destruction des documents.
C’est le seul moyen pour vous d’être sûr que tout a été bien fait. Vous recevrez d’ailleurs un certificat de destruction. Il est important de noter que lorsque l’on retrouve des documents à détruire quelque part, ce sont les dirigeants de l’entreprise qui sont considérés comme les premiers responsables, peu importe qu’ils aient sous-traité une entreprise pour procéder à l’opération.
Il est donc préférable de détruire les documents dans vos locaux surtout si les règles de domiciliation d’entreprise ont été respectées. Voilà trois règles à respecter quand vous décidez de détruire des documents en entreprise.
